Marché et Braderie de NOËL

                                                                    Édition 2010

Entre :

L'association CHVF , organisateur du Marché de noël de Boulogne sur Mer, représentée par  .............................., en charge de l'administration commerciale et la ville de Boulogne sur Mer en charge de l'animation et des éléments technique du Marché de noël, elle-même représentée par l'Association CHVF + adresse

ET

Raison sociale:

Adresse

Ville:  

Code Postal: I I I I I I Tel: I I I I I I I I I I I Fax : I I I I I I I I I I I I I I

Mail : .............................................................................................................................................................

Numéro d'identification de l'établissement: ........................ I I I I I I I I I I I I I I I I I I I

Numéro de TVA Intracommunautaire : ..................................... I I I I I I I I I I I I I I I I I I

Responsable : NOM..............................................................Prénom...................................................

 Ci-après dénommé l'exposant ;

Il est établi une convention qui a pour objet de définir l'ensemble des règles, droits, devoirs et conditions relatives au Marché de noël de Boulogne sur Mer édition 2010. Cette convention est signée par une personne réputée avoir la qualité pour engager la structure ou la société. La participation des exposants implique leur engagement sans condition à respecter l'ensemble des termes de la présente convention et des dispositions nouvelles qui peuvent être imposées par les circonstances, réservant le droit à l'organisation de les signifier, même verbalement, aux exposants et ce dans l'intérêt de la manifestation. Toute infraction à la présente convention peut entraîner l'application de différentes pénalités voir l'exclusion de l'exposant contrevenant et ce, à la seule volonté de l'organisation

 1 - INSCRIPTIONS et ADMISSIONS DES EXPOSANTS

Toute réservation non accompagnée de l'acquittement des droits de place ainsi que des fiches d'inscription et de renseignements ne saurait être retenue. Il ne sera fait aucun remboursement après désistement pour quelque raison que ce soit.

 L'admission à une édition du Marché de Noël n'implique pas la participation aux éditions suivantes. L'envoi par l'administrateur délégué de la facture  ou vaut confirmation définitive de l'acceptation et de l'inscription, sous réserve du respect par l'exposant des modalités de règlement.

Sont admises à participer les personnes physiques ou morales inscrites à la Chambre de Métiers ou chambre du commerce

Sont Acceptées les associations d'œuvre Caritatives sous réserves de leur acceptabilité des présentes conditions et de leur acceptation du stand proposé. et le règlement de l'installation  choisie.

Chaque dossier d'inscription sera étudié par un Comité de sélection qui pourra refuser à sa discrétion toute demande de participation ne répondant pas aux critères généraux d'admissibilité ou pour tout autre motif.

• 1-1 Emplacement:

Le marché de Noël se déroulera le dans les rues et places suivantes :

Rue de Lille, Place Godefroy de Bouillon, devant le Palais impériale, place de la résistance, cour du service culture.

 2 - MODALITES DE REGLEMENT

Les modalités de règlement : Conformément à l'inscription au marché de Boulogne sur Mer sur le site http://www.villefortifiee.com   . Les chèques sont à joindre obligatoirement à la signature de la convention. Le manquement de l'exposant à remettre ces chèques ou leur défaut de provisions, avec son dossier d'inscription entraîne l'annulation de plein droit de son inscription et autorise l'organisation à reprendre la libre disposition de la surface commerciale réservée. Les chèques seront établis à l'ordre de   C H V F  : 

3 - ANNULATION

L'annulation par l'exposant de son inscription avant le  ONZE NOVEMBRE. 2010, autorise l'organisation à rembourser le montant des sommes versées, déduction faite d'une somme forfaitaire 100. € HT pour frais de dossier. L'annulation par l'exposant de son inscription après LE ONZE NOVEMBRE autorise l'organisation à garder à titre de dédommagement la totalité des sommes versées ainsi que les chèques non encaissés.

En cas d'annulation du fait de l'organisation, aucun défraiement ne sera octroyé à l'exploitant au titre de dédommagement et de perte d'exploitation. Les sommes déjà encaissées seront remboursées.

En cas d'annulation pour cas de force majeure, l'organisation mettra à plat les dépenses et remboursera les exposants au prorata des sommes engagées.

En aucun cas le remboursement au profit de l'exposant ne pourra intégrer de dédommagement au titre d'une éventuelle perte d'exploitation.

En dehors d'un cas de force majeur, s'il était impossible de disposer du site au jour et à l'heure nécessaires à l'organisation de la manifestation pour une raison imputable à l'organisation, ...l'association remboursera les exposants à hauteur de 80%

 4 - FERMETURE DU SITE

 Si l'organisation juge qu'il y a un risque pour la sécurité du public ou des exposants (conditions météorologiques par exemple), elle pourra ordonner la fermeture du site et son évacuation. Cette fermeture ne donnera droit à aucun dédommagement. Les exposants devront se conformer au plan d'évacuation et de sécurité qui leur sera signifié.

 5 - DROIT DE PLACE et DOUANES

La taxe de voirie est à la charge de l'association organisatrice.

 Chaque établissement est tenu d'accomplir les démarches auprès des douanes et des services compétents de la Mairie afin d'obtenir les licences appropriées. Chaque exposant devra remettre dans les délais impartis à l'organisation du Marché de Noël une copie de ces formulaires.

 6 - EMPLACEMENTS - INTERDICTION DE CESSION

Le plan de la manifestation est établi par l'organisation qui répartit les emplacements en tenant compte le plus largement possible des désirs exprimés par les exposants. Si pour des raisons impératives, l'organisation se trouve dans l'obligation de modifier partiellement les emplacements ou installations, aucune réclamation ne sera recevable et les exposants s'engagent à se conformer aux décisions prises. Le changement du plan général de la manifestation, résultant de cas de force majeure, même après confirmation, n'autorise pas l'exposant à annuler son contrat ou à revendiquer une indemnité.

Si le participant n'a pas occupé son emplacement le jour de l'ouverture de la manifestation, il est considéré comme démissionnaire.

De la même façon, l'exposant qu'il soit associatif ou commerçant s'engage à assurer une présence sur son stand pendant les deux jours y compris entre 12 et 14h. A défaut l'association organisatrice se réserve le droit de récupérer l'emplacement après mise en demeure.

Son emplacement sera récupéré par l'organisation sans aucun remboursement.

 Il est formellement interdit aux exposants de céder ou de sous-louer tout ou partie du stand même à titre gracieux, sans l'avis des organisateurs. Le défaut de cette application conditionnera une pénalité au maximum égale à deux fois le prix de la location du stand et donnera droit à l'association organisatrice de récupérer l'emplacement.

7 - VISITEURS

La manifestation est ouverte au public. Cependant l'organisation se réserve le droit d'expulser toute personne dont le comportement justifierait, selon elle d'une telle action. Les visiteurs sont tenus de respecter le règlement de sécurité, d'ordre et de propreté.

8 - LES REGLES COMMERCIALES

L'exposant s'engage à ne présenter que les produits et les services pour lesquels il a été admis à la manifestation. (cf fiche d'inscription) En cas d'introduction d'un nouveau produit, l'exposant doit en informer l'organisateur délégué qui se réserve le droit de l'accepter ou de le refuser. L'exposant ne pourra procéder à aucune publicité de marques autres que celles autorisées par le Maître d'œuvre. En cas de non-respect de cette clause, l'organisation se réserve le droit de refuser la candidature de l'exposant et lui interdira l'installation  sans que l'exposant puisse prétendre à un remboursement intégral ou une partie.

9 - SECURITE

En cas de vol, l'association organisatrice ne serait être tenue pour responsable.

Les exposants doivent respecter les mesures de sécurité imposées par les pompiers, la Préfecture de police, le maire et les organisateurs ou leurs représentants. La fermeture des stands sera effectuée par vos soins.

Seul l'exposant pourra être tenu responsable des dégâts ou des vols dans son Stand. Une société de gardiennage assurera la sécurité du site en phase d'exploitation en dehors des heures d'ouverture pendant la durée de la manifestation. L'exposant s'engage également (pour les points gourmands) a isoler les points de chauffe des panneaux du Stand par une protection de type M0 (ancien classement au feu NF) ou A2,s1,d0 (Euroclasses) .Toute source de chaleur doit être déclarée, l'exposant sera dans l'obligation de se munir des éléments de sécurité propre à son stand ( ex : extincteur classe b pour feux « gras »). De plus les distances de sécurité doivent être respectées sur la voie de circulation du marché. .

En phase d'exploitation, l'exposant est tenu d'assurer le bon fonctionnement de ses installations. En cas de panne, les services techniques de la ville de Boulogne sur Mer,  n'interviendront pas, sauf pour régler des problèmes liés à la distribution générale et à la mise en lumière de l'établissement.

Dans le cadre d'un non-respect des normes, l'association se réserve le droit de faire intervenir aux frais de l'exposant un bureau de contrôle. En fonction du résultat de ce contrôle, le concessionnaire pourrait se voir refuser l'ouverture. Les nouvelles normes d'hygiène ordonnent la pose de bacs de décantation.

L'exposant est tenu d'installer une grille  ou tout autre dispositif afin  éviter l'écoulement des eaux grasses et des déchets. Des containers étant à votre disposition, ceux-ci sous entendent le respect du tri des déchets tout abus ou manquement pourra voir l'exposant soumis à la prise en charge du nettoyage.

De Même les chalets, cottages ou autres stands ne peuvent être soumis à dégradation (tags, prix ou éléments d'information inscrite sur la toile ou chalet), les stands vous sont remis sans détérioration vous vous devez de les rendre tel que. Adéfaut l'exposant prendra à sa charge le nettoyage ou la réparation occasionnée.

9.1 - Electricité - normes à respecter:

-Il est formellement interdit de manipuler les installations électriques mises à votre disposition.

-Il est interdit de laisser à terre un câble électrique ou un tuyau dans toute zone accessible au public.

9.2 - Electricité des commerçants:

Socles mobiles (barrettes avec interrupteurs) - Rallonges HO7 RNF (câbles souples uniquement) - Marquage NF ou CE sur les guirlandes - Conducteurs de terre obligatoire - Canalisations mobiles non obstruantes à la circulation du public - Circuits non accessibles au public - Halogènes > 2,25m de haut ou TBT ou fluo-compact. Les bouilloires et cafetières sont interdites (sauf point gourmands). Convecteurs électriques 500W maxi tolérés (type salle de bain)- Chauffage radians au fioul strictement interdits - Pour les points gourmand ; livrets d'entretient des matériels et certification NF ou CE

9.3 - Gaz

Couverture anti-feu pour les points gourmands (Friteuses/huiles)

-Un appareil par bouteille (raccords interdits, bouteille accessible) - pas de Stockage des bouteilles

-Tuyaux souples visitables sur toute la longueur -Changement de bouteille hors présence public

UTILISATION RESPECTANT LES NORMES DE SECURITEE EN VIGUEUR

9.4 - Interdiction de stockage

Tout entreposage de matières inflammables et dangereuses dans les surfaces d'accueil, dans les réserves des établissements, dans les dégagements, ainsi qu'aux abords immédiats des circulations est interdit.

 Il sera interdit de constituer dans les stands et dans les dégagements, des dépôts de caisses, de bois, de paille, de carton, etc. Un nettoyage régulier (quotidien) devra débarrasser les locaux des déchets de toutes natures. Tous les déchets et les détritus provenant du nettoyage et du balayage devront être enlevés chaque jour, avant l'heure d'ouverture au public, et transportés dans les containers  prévus à cet effet.

9.5 Risques divers :

L'interdiction de fumer devra être affichée bien en évidence dans les stands.

10 - AMENAGEMENTS DES ESPACES

Les espaces sont livrés vides, l'aménagement intérieur est à la charge de l'exposant. La décoration intérieure doit être attractive et rappeler l'ambiance des fêtes de Noël. Nous recommandons aux exposants de prévoir un éclairage spécifique pour mettre en valeur leurs produits.

 Il est interdit de percer, visser dans les cloisons et portes intérieures ou extérieures du chalet. Toute dégradation entraînera des pénalités. (Rappel art 9) Seuls les rayonnages pourront être fixés en plusieurs points prévus à cet effet

L'organisation se réserve le droit de supprimer ou modifier tout aménagement qui nuirait à l'esthétisme général de la manifestation susciterait un danger (incendie, ...) ou  gênerait les exposants voisins ou les visiteurs ou différant a ce qui était déclarer a l'inscription. L'exposant s'engage à respecter les normes de sécurité des éléments de décoration et d'aménagement. Tous les produits de mise en valeur doivent respectées les classes M1 , ignifugation, les bougies sont interdites.  Les exposants doivent respecter les modalités de l'art AM 19 du 25 juin 1980 relatif à la sécurité contre l'incendie dans les ERP. (AM 19/ 25 juin 80 è NF EN60598-2-20):

11 - PENALITES ET CAUTION

Conformément aux données contractuelles qui garantissent la remise des espaces en bon état après le Marché de Noël, l'exposant transmet  un  chèque de caution  d'un montant de                  (toutes les dégradations causées aux structures, aux cloisons et aux sols par l'exposant seront évaluées par l'organisation et retenues sur le chèque de caution, ce chèque pourra être utilisé pour le règlement de une ou plusieurs amendes cumulées)

. Ce chèque sera restitué dans un délai de un mois après la manifestation sous réserve d'un état des lieux d'entrée et de sortie en conformité avec les données contractuelles, sauf en cas d'amende ou la restitution se fera au prorata des infractions retenues. Dès la signification par la lettre d'avertissement, l'organisateur se réserve le droit d'encaisser les chèques de caution. Une facture sera émise au fur et à mesure des infractions et le différentiel remboursé à l'exposant. En cas de non-respect des consignes indiquées dans la présente convention, un système d'amende sera mis en application selon les barèmes suivants : ......     € TTC pour la première infraction constatée après l'avertissement; ....... € TTC à partir de la deuxième, .......

En cas de non dépôts de caution l'organisateur adresse une facture à l'exposant

12 - TENUE ET OCCUPATION DES ESPACES ET DES STANDS

La tenue des stands doit être impeccable. Les emballages, les objets n'ayant aucun lien avec la décoration du stand doivent être à l'abri des regards des visiteurs.

 Chaque concessionnaire est tenu de respecter les limites du déballage à savoir : le linéaire prévu. Tout dépassement constaté des zones de déballage se verra signifié et après un premier avertissement, voire verbalisé voire expulsion.

Afin de garantir l'esthétique générale de la manifestation, l'utilisation de mobilier et de parasols est interdite sauf pour les points gourmands où elle sera tolérée après avis de l'organisation et à la condition expresse, qu'ils soient dépourvus de tout marquage publicitaire n'ayant pas comme thématique « noël ».  L'exposant doit se conformer aux jours et horaires indiqués par l'organisation pour les opérations d'emménagement et de déménagement. L'évacuation des stands en marchandises, articles et décoration particulière devra être faite par les soins de l'exposant et dans les délais et horaires impartis (avant ou après ouverture au public)  L'exposant doit assurer lui-même la surveillance du matériel et des marchandises sur son stand pour la période de montage et de démontage ainsi que pendant les heures de fonctionnement de la manifestation.

Aucune source sonore pouvant gêner la bonne marche du Marché ne pourra être tolérée (utilisation des micros, sono,

giga phone...et autres sources sonores)

13 - PROPRETE DU SITE

La zone au dos et sur les côtés des tentes n'étant pas des zones de stockage, aucun carton et autres déchets ne seront tolérés. Après un 1er avertissement, toute nouvelle infraction constatée sera verbalisée. Gestion des poubelles : des zones dédiées sont réparties et aménagées sur le site. Les déchets sont impérativement conditionnés sous sacs plastique et triés . Les emballages carton sont  éclatés et pliés. En phase de montage et de démontage, la gestion des déchets est assurée par l'exposant. Les huiles usagées seront récupérées par l'exposant qui devra faire son affaire de leur évacuation.

La Mairie de Boulogne sur Mer  se charge du nettoyage des espaces communs .Des containers étant installés sur le site.

14 - PUBLICITE - CATALOGUE PROGRAMME

L'organisation se réserve le droit exclusif de l'affichage sur le lieu de la manifestation. L'exposant ne peut donc utiliser à l'intérieur de son stand que les affiches et enseignes de sa propre maison. Aucun prospectus sauf ceux autorisés sur la manifestation ne pourra être distribué.

L'organisateur dispose du droit de rédaction, de publication et de diffusion, payante ou non, du catalogue programme de la manifestation. Les renseignements nécessaires à la rédaction du catalogue sont fournis par les exposants sous leur responsabilité. L'organisateur ne sera en aucun cas responsable des omissions, des erreurs de reproduction, de composition ou autres qui pourront se produire. L'organisateur pourra refuser l'insertion ou modifier le libellé des inscriptions non conformes aux dispositions générales ou de nature à nuire aux autres exposants ou à la manifestation.

15 - ASSURANCES - COMPETENCE :

L'organisation est assurée en responsabilité civile organisateur. Chaque exposant est tenu de souscrire une assurance responsabilité civile dont il remettra une copie à l'organisateur ainsi qu'une garantie dommages couvrant le matériel mis à sa disposition. (conditionne la validation de la Candidature.)  Le matériel mis à votre disposition (lumière, tente, enseigne, guirlande lumineuse), doit être assuré à hauteur de

............ € TTC . Tout litige survenant dans l'exécution de la présente convention sera de la compétence du Tribunal de Commerce de Boulogne sur Mer.

16 - OBLIGATION DE L'EXPOSANT :

L'exposant s'engage à se conformer aux termes de ce contrat, règles d'hygiène, de santé et de sécurité en vigueur ainsi qu'au droit du travail.

17- PRESTATIONS FOURNIES PAR L'ORGANISATION :

Les tentes de 3.metres/3 ou tentes de 5m/m, Chalets de 2m5/2m5 et .....

Fluides : Les consommations d'électricité fournies par l'organisation sont prises en charge par l'organisateur Electricité :, mise à disposition d'une alimentation L'alimentation est distribuée à l'intérieur de la tente via une prise 2P+T,

Décoration : La façade des tentes est éclairée par une guirlande lumineuse. L'intérieur des tentes est éclairé par un éclairage (type ambiance).

Sonorisation, animation communication : Un système de sonorisation pour les animations  est mis en place. L'organisation met en place un vaste dispositif de communication relayé également par l'Association CHVF  et les médias partenaires de l'événement. Aucune sonorisation propre aux exposants n'est autorisée

18 - CHRONOLOGIE DE LA MANIFESTATION :

Montage: Votre chalet est à votre disposition et sous votre responsabilité entre le 11 décembre  12 décembre  novembre de 9 heures à 19 heures. Fin de montage de votre installation le 11 décembre  au plus tard à 9h30 heures. Contrôle d'application des cahiers des charges et contrôle de conformité électrique à l'issue de votre installation et impérativement avant l'ouverture du Marché de Noël (en cas de non-respect des mesures de sécurité, l'organisateur se réserve le droit d'interdire l'ouverture du chalet et ce jusqu'à mise en conformité de votre installation). Ouverture officielle de la manifestation 11 décembre  à 10 h 00.

Votre présence est nécessaire au plus tard à 9h30 vous serez alors responsable de votre chalet.

Les camions ou véhicules pour le marché de Noël devront se stationner sur le parking de l'évêché et ceux de la DDE et des impôts. Ils déposeront leurs marchandises de partir de 6H, dans le respect des riverains, l'association se réserve le droit d'en limité le nombre..

En cas d'occupation de la place vendue par un véhicule tiers, l'échange de la place se fera dans la même rue (sous réserve des places disponibles). Seuls les membres de l'association CHVF sont compétents pour l'attribution des places.

Toutes les places non occupées après 8h30 seront redistribuées sans remboursement. Aucun changement d'emplacement ne pourra être effectué

Livraisons et réapprovisionnement tous les jours deux  heurs  avant l ouverture aux publique. En période d'exploitation, aucun véhicule ne pourra pénétrer sur le site. Un plan de stationnement vous sera indiqué.

 Le déchargement des marchandises se fera donc en stationnement provisoire selon le dispositif arrêté avec l'association et dans le retour courrier correspondant à votre inscription

 Fermeture définitive au public le 12 décembre à  19h 30.

Démontage, le 12 décembre 20h :

 Nous vous remercions de veiller à restituer le chalet, nettoyé, vide de toutes denrées ou produits ainsi qu'à retirer toutes les agrafes.

19- tarifs :

Cottage 5x5

 Emplacement : .....................................

Dimensions : 5 m x 5 m

Coût : 220 € TTC

Cottage 5x2,5

 Emplacement : ..............................

Dimensions : 5 m x 2,50 m

Coût : 120 € TTC

Cottage 3x3

 Emplacement : ..................................

Dimensions : 3 m x 3 m

Coût : 120 € T

LES STANDS  

Chalet

 Emplacement : ..............................

Descriptif : Chalet bois CCI

Emplacement :

Dimensions :

Coût : 120 € TTC

Chalet

 Emplacement : ..............................

Descriptif : Chalet

Emplacement :

Dimensions :

Coût : 150 € TTC

• Descriptif des produits présentés, Extrait KBIS, ou autorisation de substitution    (commerçants)

• Attestation d'assurance RC à jour

• Document attestant de la conformité des matériels et matériaux utilisés sur site

• Chèque de caution...........................€

• Chèque de règlement

_ je reconnais avoir pris connaissance du règlement

Nom :

Prénom :

Cachet

Signature :

L'acceptation pleine et entière du présent règlement conditionne la validation de la

Candidature.